Literaturverwaltung mit dem Mac: Zotero & Mendeley: Teil 3: Organisieren

In der Literaturverwaltung kommt es neben der guten Datenübernahme und der guten Datenausgabe vor allem auch darauf an, dass man seine eigenen Daten gut verwalten kann. Dabei sollte man Referenzen in Ordner ablegen können, nach Duplikaten suchen können und vielleicht auch noch die eine oder andere nette Zusatzfunktion bezüglich PDF und Web-Archiven bringen können.

Mendeley

Mendeley bietet die Möglichkeit Referenzen als Favoriten zu markieren, als gelesen zu markieren und sofort zu sehen, ob eine PDF oder ein anderer Dateianhang vorhanden sind. In der linken Seitenleiste gibt es einige nützliche vordefinierte Gruppen, wie z.B. „Recently Added“, „Favorites“, „Needs Review“, „My Publications“ und „Unsorted“. Damit wird man durchaus glücklich werden.

Weiterhin kann man eigene Ordner anlegen, wobei auch Unterordner möglich sind. Somit bleiben nur wenige Wünsche offen. Besonders schön ist, dass man auch Dokumente aus öffentlichen und privaten Gruppen in dieser Seitenleiste anzeigen lassen kann (im Screenshot nicht ersichtlich).

Dubletten vermeidet Mendeley bereits beim Import, zieht man eine PDF zum zweiten Mal in das Tool wird sie einfach nicht übernommen, leider erklärt Menedely nicht, was da geschehen ist.

Wer unter Tools > Check for Duplicates nach Dubletten sucht, bekommt diese als Gruppen azgeiegt (auf das Disclosure Triangle achten) und kann die Datensätze zusammenfügen (merge). Das ist eine sehr gute Funktion, auch wenn man hier mit viel Vorsicht agieren sollte. Die Dublettenkontrolle in Mendely ist noch ganz neu, zeigt jedoch, dass Mendeley erkennt, wie wichtig diese Funktion ist.

Die Suchmöglichkeiten in Mendeley sind sehr rudimentär, aber dennoch ausreichend. Die Schnellsuche oben rechts fügt Suchbegriffe scheinbar mit einem Boole’schen AND zusammen und zeigt die Ergebnisse in Windeseile an, wobei gute Ergebnisse erzielt werden. Wer jedoch eine Erweiterte Suche möchte, muss sich einer Suchsprache bedienen.

Wo Mendeley jeden Power-User glücklich machen wird sind die vielfältigen und ausgezeichneten Möglichkeiten PDF Dateien mit Anmerkungen, Highlights und mehr zu versehen. Hier werden Work-Flow-Träume wahr und ein echter Papierloser-Arbeitsfluss scheint möglich.

Zotero

Zotero bietet nicht ganz so viele vordefinierte Gruppen, erlaubt es jedoch auch Ordner und Unterordner zu erstellen. Besonders schön in Zotero ist das die Tags (Schlagworte, Descriptoren) aus den importieren Datensätze als eine art flache Tag-Cloud angezeigt werden, was eine schnelle Suche ermöglicht.

Ähnlich, wie in Mendeley, kann man offene und private Gruppen anlegen, um mit anderen Nutzern gemeinschaftlich an einem Projekt zu arbeiten.

Auch Zotero hat eine gute Schnellsuche (oben recht), die schnell zum richtigen Ergebnis führt aber leider auch hier keine erweiterte Suche.

PDF Dateien lassen sich nicht wie bei Mendeley mit eigenen Vermerken, Highlichts und ähnlichem versehen, was leider negativ auffällt, dafür kann man jedoch eigene Kommentare gut formatiert hinterlegen, was das Fehlen der PDF Highlights ein wenig abschwächt.

Dafür kann Zotero sehr gute Webseite-Kopien (ohne Bilder) anlegen und in diesen Kopien kann man dann Notizen und Highlights hinterlegen.

Und so wünscht man sich bei Webseiten und PDFs, dass Zotero ein wenig von Mendeley und Mendeley ein wenig von Zotero lernen möge.

Dubletten erlaubt Zotero ohne probleme, bietet aber einen direkten Zugriff auf die Dublettenkontrolle. Die Dubletten werden als Gruppen gezeigt. Klickt man einen Eintrag der Gruppe an, werden alle Einträge ausgewählt und die Option angeboten, die Einträge zusammenzuführen. Die Möglichkeit Dublettengruppen zusammenzuführen ist in Mendeley und Zotero eine sehr wertvolle option, da sie dafür sorgt, dass die daraus resultierenden Datensätze ein Maximum an Information enthalten. Dennoch sollte man dem Ergebnis grundsätzlich argwöhnisch gegenüberstehen und genau kontrollieren, ob das Ergebnis auch wirklich richtig ist.

Fazit

Was mir bei beiden Tools fehlt, oder vielleicht habe ich die Funktion auch nicht gefunden, ist eine Suche zu speichern und diese dann quasi als Intelligenter Ordner, à la iTunes oder Finder zu verwenden. Für mich wäre das ein Killer-Feature, welches ich aus anderen, kommerziellen, Literaturverwaltungen kenne und schätze (EndNote, RefWorks).

Auch bei der Dublettenkontrolle könnten beide Tools sich von kommerziellen Produkten eine Scheibe abschneiden. EndNote bietet hier sicherlich den Gold-Standard, aber auch die „nahe Übereinstimmung“ von RefWorks wäre sicherlich kein Verlust.

Eine weitere Funktion, die ich beiden Tools anraten möchte, ist es ein spezielles Feld für direkte Zitate zu schaffen, die man über Copy & Paste ausfüllen kann, oder noch besser, indem man in einer PDF oder Webseite einfach den entsprechenden Satz markiert. Dabei sollte das Tool gleich die Seitenzahlen mit übernehmen, so dass man beim späteren Zitieren das direkte Zitat einfach nur anklicken muss, und Zitat und Nachweis werden direkt eingefügt. Auch das ist eine Funktion eines kommerziellen Produktes, das es jedoch nur für Windows gibt (Citavi).

Im Ende geben sich Zotero und Mendeley nicht viel in dieser Kategorie. Die eigenen Inhalte lassen sich gut durch Notizen, Schlagworte, Dateianhänge & Co ergänzen und abrufen, wobei eine erweiterte Suche beiden Systemen gut stehen würde. Eine Dublettenkontrolle ist in beiden Systemen (endlich) vorhanden und funktioniert auch ganz ordentlich, mit gefälliger „Merge“ Funktionalität. Mendeley besticht mit seinen PDF-Annotations-Funktionen, während Zotero Web-Archive erstellt und bearbeiten kann.